فن إدارة الوقت فى عمل المرأة عن بعد .
إعداد / أحمد السيد كردي
- أهمية تنظيم الوقت .
من أكثر الصعاب التي تواجهها الكثيرات من العاملات عن بعد
مسألة تنظيم الوقت ففي الوظيفة خارج المنزل هناك دائما وقت محدد للعمل يبدأ وينتهي
في موعد محدد، ولدى العودة للمنزل تنقطع الصلة بالوظيفة لتبدأ مهام المنزل والأسرة
, أما في العمل عن بعد فالأمر يختلف تماما، فلا توجد حدود فاصلة بين وقت العمل
والمهام المنزلية أو الأسرية، حيث مكان العمل هو نفسه المنزل الذي لا يخلو من مهام
تحتاج المتابعة والتنفيذ.[1]
من أهم المهارات التى ينبغى على كل مرأة عاملة أن تتعلمها
وتهتم بها استراتيجيات فن إدارة الوقت لتخطيط وتنظيم الوقت والإستفادة بكل دقيقة فى
كل ماهو نافع ومفيد وما فيه مصلحة الفرد الشخصية ومصلحة المجتمع الكلية .. إن
التحرر من خرافة عدم وجود الوقت الكافي هو أول المحطات التي تبدأ منها حياة منظمة
واستغلال أمثل للوقت بشكل عام , فالوقت هو أثمن ما نملك في الحياة بيد أننا نتفنن
في إضاعته والتفريط فيه غير عابئين بأننا في حقيقة الأمر نقتل أنفسنا فالوقت هو
الحياة .
وإدارة الوقت يفسرها المختصون
بأنها الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه
وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف , والاستفادة من الوقت
هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في الحياة، إذ حيث أن السمة
المشتركة بين كل الناجحين هي قدرتهم على الموازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في
تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال
إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على
هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت أو إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته،
لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق
شيئاً وإن حققت فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف
معينة.
ولكن ما أحب التأكيد عليه أنك لا يمكن أن تحصلي على كافة
المزايا في نفس الوقت فلابد من وجود بعض التضحيات، وما لا يدرك كله لا يترك كله.
ويمكن التغلب على بعض الصعوبات بتنظيم الوقت وتعلم كيفية تعظيم الاستفادة منه وحسن
استغلاله.
قد تجدين نفسك مكبلة بالكثير من المهام سواء تنظيف البيت أو
إعداد الطعام، أو التسوق، أو توصيل الأبناء للمدارس، ومساعدتهم في المذاكرة وأداء
الواجبات المدرسية، وكل هذه المهام لا يكفي الوقت لتلبيتها في الظروف العادية، فما
بالك لو كنت كذلك تديرين مشروعا منزليا أو تمارسين وظيفة عن بعد، أو تشاركين في
عمل تطوعي.
في الوقت نفسه بمجرد أن تبدئين في العمل عن بعد خاصة إذا
كان عبر الانترنت، فإن الوقت يفلت منك وربما تجدين أنك قضيتي عدة ساعات، فقط لتفقد
البريد الالكتروني والرد على المراسلات، أو في تصفح مواقع الانترنت ومتابعة
الأخبار، أو في مواقع الشبكات الاجتماعية كالفيس بوك وتويتر. وهو الأمر الذي لم
يكن مسموحا لك به في الوظيفة بدوام كامل.
وأول حقيقتين ينبغي لك أن تؤمني بهما، أن هناك الكثيرات يقضين
خارج البيت أكثر من ثمان ساعات يوميا في الوظيفة، دون شعور بالذنب أو التقصير في
مسئولياتهن المنزلية والأسرية، وحين عودتهن ينجحن في القيام بهذه المسئوليات في
وقت قصير، أنت نفسك ربما كنت واحدة من هؤلاء يوما ما.. فلا داعي لأن تلقي على نفسك
اللوم لو انشغلت قليلا عن مهامك المنزلية لصالح وظيفتك التي تقومين بها عن بعد.
أما الحقيقة الثانية، فتتمثل في أن الوقت المتاح لك لممارسة
كافة مهامك الوظيفية والأسرية والمنزلية أكثر من الوقت المتاح للموظفات خارج
المنزل، إذا استبعدنا الوقت الذي كنت ستقضينه في الاستعداد للخروج يوميا من كي
للملابس وتلميع الأحذية، وتحضير حقيبة طفلك لتركه في الحضانة أو لدى أحد أقربائك،
إضافة للوقت الذي تستغرقينه في المواصلات ذهابا وإيابا، كل ذلك يجعل الوقت في
صالحك.
ولكي تستفيدين من هاتين الحقيقتين، كل ما عليك تنظيم وقتك
حتى لا تشعرين به يتفلت من بين أصابعك، وتصابي بشعور من عدم الانجاز والفوضى ومن
ثم الإحباط.
أحد المشكلات الأساسية التي تواجهها الأم في عملها كيفية
رعاية الأطفال دون إخلال بمسئوليتها تجاههم، وفي نفس الوقت دون تقصير في وظيفتها،
وهي المشكلة التي جعلت الكثيرات يقررن الاستقالة من الوظيفة والاتجاه للعمل من
المنزل.
- أسباب إضاعة الوقت .
هناك الكثير من الأشياء التى تساعد على تضييع وهدر الوقت ,
ينبغى على كل إمرأة تعمل التعرف عليها حتى تتجنبها وتتفاديها حتى تحقق النجاح فى
حياتها العملية والأسرية أهم تلك الأشياء مايلى ؛-
1- التسيب : بعدم وجود أهداف
أو خطط محددة مسبقا.
2- المماطلة والتأجيل : فالتسويف
والمماطلة وتأجيل الأعمال وهو الأكثر شهرة وتأثيراً فى إضاعة الوقت .
3- الخلط بين أهمية الأمور :
كثير من البشر لا يعرفون أولوياتهم ، ماذا يقدمون وماذا يؤخرون ، بأي الأمور
يبدأون وماذا يؤجلون.
4- عدم التركيز :
فقد تبدأ في عمل شيء ثم تتوقف للقيام بمكالمة أو لعمل شيء آخر كل ذلك من شأنه أن
يضيع الوقت.
5- المقاطعات المفاجئة :
مكالمة طارئة من صديق على غير موعد ، كل ذلك يأخذ من الوقت الكثير
6- المجهود المكرر :
بان تكونى منهمكه في شيء ما ثم تتركه لتفعلى شيئاً آخر ثم تعودى لما بدأته. كل ذلك
يحتاج جهداً مضاعفاً.
7- التخطيط غير الواقعي:
بأن نخطط وننظم أمورنا بشكل غير منضبط فما يستغرق يوماً نخطط له يومين وما يستغرق
أسبوعاً نخطط له يومين ، كل ذلك من شأنه أن يشيع الفوضي في حياتنا
8- عدم النظام:
أوراقك مبعثرة ، حاجياتك مهملة دائم البحث عن هاتفك ومفاتيحك وحقيبة عملك كل هذه
الأشياء تضيع الوقت.
9- عدم الإفراط
في كثير من الأشياء التي تمر علينا يوميا مثل التحدث عبر الهاتف أو المشاركات
الاجتماعية المبالغ فيها والأفضل التحكم في تلك الأمور والتخلص من الأمور غير المجدية
.
10- الحالة الصحية المزاجية
كما تعد إحدى المعوقات ومسببات ضياع الوقت, وعلى المرأة هنا أن تحافظ على نظام
نوم ثابت ومستقر حتى لا تصاب بالإرهاق, وننصحها بعدم تأجيل بعض الأمور بدعوى عدم
توفر الوقت حتى لا يؤدي ذلك إلى تراكم الأعباء, كما إن تنمية المهارات الإدارية
ممكنة بالحصول على دورات تدريبية أو باكتساب قدر اكبر من الخبرات.
11- معوقات خارجة عن إرادة المرأة منها الزيارات المفاجئة أو تكرار المشاركات الأسرية والاجتماعية في صورة
دعوات وهنا على المرأة أن تلبي الدعوة دون إطالة الزيارة, كذلك في حالة الانتظار
يجب على المرأة أن تحاول أن تستفيد بهذا الوقت المهدر سواء بقراءة الصحف أو بعض
الكتب أو إجراء بعض المكالمات المؤجلة .
-كيفية تنظيم الوقت .
وهناك العديد من الخطوات البسيطة التي يمكن القيام بها
لإدارة الوقت وحسن الاستفادة منه، وعمل توازن بين مهامك الوظيفية ومسئولياتك
المنزلية والأسرية؛ منها:
1- ضعي لنفسك برنامجا محددا كل يوم وحاولي أن تلتزمي به
قدر الإمكان ، فعندما تخططين لحياتك مسبقاً، وتضعين لها الأهداف الواضحة يصبح
تنظيم الوقت سهلاً وميسراً.
2- قسمي وقتك المتاح بين مهامك الوظيفية والمنزلية، فاجعلي
لعملك عدد معين من الساعات لا تزيدين عليها، وكذلك لمسئولياتك المنزلية عدد معين
من الساعات.
3- حددي مهامك الوظيفية وخططك وأهدافك بدقة واكتبيها في
ورقة وضعي أمام كل مهمة الوقت التقريبي الذي يلزم فى إنجازة، والأمر نفسه في مهامك
المنزلية، وغير ذلك إلا سيعتبر مجرد أفكار عابرة ستنسى بسرعة، وذلك سيساعدك على
إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك, بعد الانتهاء من الخطة توقعي أنك
ستحتاجين إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلقي ولا ترمي بالخطة فذلك شيء
طبيعي.
4- الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين،
فكوني مرنة أثناء تنفيذ الخطط, والفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأسي،
وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.
5- رتبي قائمة المهام حسب الأهمية، فضعي الأعمال ذات
الأولوية في الصدارة، ثم الأعمال ذات الأهمية المتوسطة، وأخيرا المهام التي تقف في
آخر سلم الأولويات.و يجب أن تعودي نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص
والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختارين؟ باختصار اختاري ما ترينه مفيدا
لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.
6- أعدي جدولا بقوائم الأعمال، ويمكنك تنفيذه بواسطة برنامج
الإكسل، فتجعلي ورقة عمل للمسئوليات الوظيفية، وورقة أخرى للمسئوليات المنزلية.
وكل ورقة تضم المهام بعد ترتيبها، والوقت المطلوب، ثم حددي أنسب المواعيد لتنفيذ
كل مهمة. ارسمي جدولا من ثلاثة
أعمدة، يضم العمود الأول الوظائف التي يمكنك ممارستها عن بعد تبعا لمهاراتك
وخبراتك، فعلى سبيل المثال أنت تحفظين القرآن الكريم، وتجيدين أحكام تلاوته، كما
لديك مهارات في تدريس اللغة الإنجليزية، وفي نفس الوقت تترجمين جيدا إحدى اللغات
الأجنبية، ولديك مهارات كمبيوتر وإنترنت كافية لكي تدربي جيرانك أو صديقاتك أو حتى
الأطفال على استخدام الكمبيوتر، لكن لديك الآن طفلا في الثالثة من عمره، وآخر
رضيعا؛ مما يعني أنك لن تستطيعي التحكم في أوقات نومهما، ومن ثم لا تضمنين هدوء
المكان في أوقات محددة، والذي يتطلبه تحفيظ القرآن أو التدريس أو التدريب، فيكون
الخيار الأفضل لك في هذه المرحلة الترجمة؛ لأنك ستختارين الوقت الذي تمارسين فيه
عملك حين يهدأ الأطفال أو ينامون. [2]
7- يمكنك أن تستعيني بهاتفك المحمول لعمل تنبيه عندما يحين
وقت انتهاء المهمة حتى لا تأخذ من وقت المهمة التالية.
8- قومي بتجميع كل المهام التي تتطلب الخروج من المنزل في
يوم واحد أو يومين بدلا من توزيعها على مدار الأسبوع، باستثناء مثلا توصيل الأولاد
للمدارس.
9- حددي قائمة مشتروات أسبوعية وأخرى شهرية بدلا من
الاضطرار للقيام بالمشتريات يوميا فتهدري الكثير من الوقت.
10- يمكنك استغلال الأوقات البينية، فأثناء قيامك بالأعمال
المنزلية يمكنك سماع القرآن الكريم أو ترديد الأذكار أو تلاوة وردك القرآني،
وأثناء تصفحك البريد الالكتروني يمكنك إطعام طفلك أو مشاركته اللعب.
11- قسمي الأعمال المنزلية لمهام أسبوعية وأخرى يومية، فلا
داعي للتنظيف الكامل للبيت كل يوم، يكفي يوما واحدا في الأسبوع للمهام الكبرى،
وباقي المهام البسيطة وزعيها على مدار الأسبوع.
12- قومي بتحضير أطعمة جاهزة ونصف مطهية ووضعها في الفريزر
لتوفري في الوقت اليومي اللازم لإعداد الطعام، أو يمكنك شراءها بالجملة شهريا.
13- قومي بالاستعانة بمقدمي الخدمات التي يمكن أن توفر لك
الوقت، كشراء أطعمة من معارض منتجات ربات البيوت أو أمهات الأيتام المنتشرة في
كثير من الأحياء، فتستفيدين وتفيدين.
14- اختاري الأطعمة السهلة السريعة التي لا تتطلب وقتا
كبيرا في إعدادها وتفنني في طرق التقديم، ودعي الوصفات الصعبة يوما واحدا في
الأسبوع، ويمكنك مشاركة الأولاد في إعدادها حسب أعمارهم.
15- تنظيمكِ لمكتبكِ، وغرفتك وبيتك ، وكل ما يتعلق بك
سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرصي على تنظيم كل شيء من
حولك، وزعي المهام المنزلية على جميع أفراد الأسرة، فكل من الأطفال يقوم بمهام تناسب
عمره، فلا ينبغي عليك الانفراد بترتيب كل الغرف وطي الملابس وكنس الأرضيات، بل كل
يقوم بترتيب غرفته على قدر استطاعته، وتنظيف الأرضية وطي الملابس وكيها، وترتيب
اللعب، كما يمكنهم المشاركة في المشتروات الخارجية.
16- تابعي أولادك في المذاكرة ولا تذاكري لهم، حتى يعتادوا
تحمل المسئولية. فيمكنك ممارسة مهامك الوظيفية وأنت معهم تتابعين مذاكرتهم،
وتكونين حاضرة للرد على أي سؤال أو صعوبات دراسية.
17- ابتعدي عن مضيعات الوقت كمتابعة المسلسلات والأفلام، أو
الثرثرة عبر الهاتف، ومن الأفضل تحديد يوم أو وقت معين للزيارات والمكالمات
التليفونية، وأوجزي فيها قدر المستطاع. وعليك أن تتجنبي الأشخاص الذين يهدرون وقتك
كمن يكثرون في الشكوى, وكذلك هواة المناقشات الطويلة.
18- حددي يوما في الأسبوع للزيارات العائلية والنزهات
الأسرية، فالنواحي الاجتماعية هامة والترفيه مطلوب لتجديد نشاطك وحيويتك.
19- نظمي مواعيد نومك وحافظي على ساعتك البيولوجية, وحاولي
قدر المستطاع النوم مبكرا والاستيقاظ مبكرا، فالبركة في البكور، وساعات الصباح
المنعشة تبعث الحيوية في الجسم والنفس، ويتم فيها انجاز الكثير من العمل. وفي بعض
الفترات قد يصعب عليك النوم مبكرا لوجود أطفال حديثي الولادة فلا داعي لليأس
والإحباط، فعما قريب سيكبرون وتنتظم مواعيد نومهم.
20- اجعلي لنفسك وقتا تمارسين فيه نوع من التمرينات
الرياضية البسيطة أو ممارسة هواية مفيدة لتفريغ شحناتك النفسية، وتجديد طاقتك.
21- لا تتركي الوقت يمضي على وتيرة واحدة، يمكنك تغيير
مواعيد كل مهمة أسبوعيا، حتى لا تصابي بالملل. اقرئي خطتك وأهدافك في كل فرصة من
يومك. ولا تقومي بأكثر من عمل في آن واحد. وحافظي على التنوع في نشاطاتك لتفادي
الملل.
22- ركزي، ولا تشتتي ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة
إن طبقت ستجدين الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً. ولا
تعالجي القضايا التي تحتاج إلي تركيز نصفي في الأوقات التي تشعرين فيها
بالإجهاد.
23- حاولي الاستفادة من كل الوسائل التي توفر لك الوقت،
وابحثي عن الجديد في هذا المجال، ولا تكوني كالحطاب الذي كان يقطع الأشجار بفأسه
القديمة ببطء، وعندما مر به أحد أصدقاءه سأله: لم لا تسن فأسك؟، فأجابه:
"إنني مشغول للغاية؛ فعلي قطع المزيد من الأشجار وليس عندي وقت لسن
الفأس!"، والمسكين لا يدري أنه بإضاعة القليل من الوقت قد يوفر المزيد منه. استعيني
بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت
والحاسوب وغيره.
24- حاولي التعرف على أسباب انخفاض مستوى أدائك لعملك
وحاولي التخلص منها , واعلمي أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزينها، بل هو
بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك.
25- اجتهدي في تنظيم وقتك
واحرصى على الأوقات التي يكون فيها أطفالك في فراشهم أو في مدارسهم حتى تُنهي أكبر
قدر ممكن من المطلوب عمله دون أن يعبث بعملك الأولاد ، وليكن لك مكان مخصص يتم فيه
أداء المهام .
