نظم معلومات الموارد البشرية وإدارتها

نظم معلومات الموارد البشرية وإدارتها .

أولا : نظام معلومات الموارد البشرية  : (HR Information System)

يجري التطرق في هذه الفقرة الى مفهوم نظام معلومات الموارد البشرية وأهميته وأهدافه وأنواعه وتنظيمه ووظائفه والآتي تفصيلاً لهذه المفاهيم .

1-    مفهوم نظام معلومات الموارد البشرية

      لتحديد مفهوم نظام معلومات الموارد البشرية لابد من استعراض بعض المفاهيم التي تناولتها البحوث والمؤلفات ذات الصلة بالموضوع . فقد عرفه (موسى، 254:1995) بأنه مجموعة من الإجراءات التي يتم تنفيذها بواسطة الإنسان أو الآلات أو كليهما بهدف تحويل البيانات إلى معلومات وإيصالها إلى الجهات التي تستخدمها في التخطيط واتخاذ القرارات والرقابة  والتنسيق وتقويم الأداء في الزمان والمكان الملائمين وبالكمية والنوعية المطلوبين.وعرفه  Akinyokun & Uzoka,1997:28)) بأنه الإجراء النظامي لجمع وخزن وإدامة واسترجاع المعلومات المطلوبة في المنظمة حول الموارد البشرية .وعلى نفس المنوال أشار اليه (ياسين ،68:1998) بأنه الوظيفة الأساسية للنظام الفرعي للموارد البشرية وذلك لتلبية احتياجات إدارة الموارد البشرية من المعلومات التي يحتاجها حول جميع   العاملين، ولأغراض تخطيط وتنظيم الموارد البشرية وتقويم أدائها على مستوى المنظمة.

     أكد (McLeod,1998:447) على إن نظام معلومات الموارد البشرية في الهيكل التنظيمي وحدة تنظيمية تضم أفراداً يقومون بتشغيل بيانات الموارد البشرية باستخدام تقنيات الحاسوب وغير الحاسوب .

    وأشار اليه (Roberts,1998:3) بأنه نظام ذو قاعدة بيانات تحتفظ بالمعلومات المهمة حول العاملين في موقع مركزي وسهل الوصول، فضلاً عن المعلومات الشخصية المهمة المتصلة بهم . وعرفه  كل من  (Stair & Reynolds, 1999:418) بأنه نظام يتعلق بالعاملين الموجودين والمحتملين في المنظمة . واما (المفرجي والسالم ، 226:2000 )، فقد أشارا اليه بأنه نظام لتوفير المعلومات عن الموارد البشرية وإعادة استخدامها من قبل المديرين ، ويعد هو الأساس في توفير هذه المعلومات لبناء قاعدة بيانات تتعلق بالأفراد والوظائف والبرامج وإجراءات التقويم لها.

       وعرفه (العنزي،124:2002) بأنه طريقة نظامية لتخزين البيانات والمعلومات عن كل فرد مستخدم بهدف المساعدة في التخطيط واتخاذ القرارات، وتقديم تقارير كاملة عن كل نشاط يقوم به يخدم أهداف المنظمة . ويشير (بني حمدان،  19:2002 ) بأنه مجموعة من المكونات التي تعمل بصورة منتظمة ومتفاعلة، تشمل جمع وخزن وتحليل ومعالجة واسترجاع البيانات والمعلومات المتعلقة بالموارد البشرية وإدارتها وتهيئتها أمام المستفيدين من المديرين ومتخذي القرار، لمساعدتهم في اتخاذ القرارات في مجال تخطيط الموارد البشرية، واستقطابها وتعيينها وتعويضها وتدربيها وتطويرها وتقويم أدائها، بكفاءة وفاعلية. وأكد (Kanthawongs,2003:1) بأنه نظام محوسب يستند على سلسلة من قواعد البيانات والتطبيقات لخزن وتصنيف وتحليل واسترجاع ونشر المعلومات حول الموارد البشرية في المنظمة.

    أشار (Poutanen,2004:6) الى إن نظام معلومات الموارد البشرية بأنه نظام محوسب يستند على شبكة من قواعد البيانات يستخدم للحصول على المعلومات وخزنها وتصنيفها وتحليلها واسترجاعها ونشـرها  حول الموارد البشرية للمنظمة. وعرفتها (القماج، 49:2004) بأنه النظام الآلي الذي يعمل على توفير المعلومات للإدارة والمستفيدين بشكل فعال وبالدقة والوقت المناسب .

وبنفس الاتجاه أشار اليه (Ngai & wat, 2006:297) بأنه مركب من شبكة قواعد بيانات، وتطبيقات الكومبيوتـر، والمكونات المادية، والبرمجيات الضرورية لجمع وتسجيل، وخزن،وإدارة،وتسليم،وتقديم،ومعالجة بيانات الموارد البشرية.  

      ومما تقدم يمكن التأكد أن نظام معلومات الموارد البشرية هو طريقة نظامية لجمع وخزن وتصنيف وتحليل وعرض البيانات التي يجري الحصول عليها من كل فرد مستخدم لمساعدة متخذي القرار على التخطيط واتخاذ القرارات في مجال الموارد البشرية داخل المنظمة وأن هذا النظام بطبيعته يرتبط ارتباطاً وثيقاً بنظام تقويم أداء العاملين لأنه يسهل من تطوير دوره وبنائه وإدامته لأغراض تحقيق أهداف المنظمة وتحسين فاعليتها وكفائتها.

2-    أهمية نظام معلومات الموارد البشرية

      حظي موضوع نظام معلومات الموارد البشرية باهتمام واسع في مجال البحوث الميدانية خلال العقود الأربعة الماضية ، الأمر الذي يظهر الوعي بأهميته واتساع مجالات تأثيره واستخدامته لأغراض التحليل والاختبار والقياس والتقويم لأنشطة العاملين المتنوعة والمختلفة ، وقد ناقش المهتمون بتلك الأدوار التي تحققها وتلعبها نظم الموارد البشرية في تحقيق الميزة التنافسية والنجاح المنظمي والتفوق التنظيمي على المستوى المحلي والعالمي .

       لقد ذكر (موسى، 247:1995) إلى أن حاجة المنظمات إلى نظم معلومات متطورة لإدارة الموارد البشرية تنبع من الأهمية البالغة التي تكتسبها تلك النظم في تمكين الإدارة من تحقيق التنسيق بين عوامل الإنتاج المتاحة لها من جهة، والتنسيق بين العوامل البيئية الداخلية والخارجية من جهة أخرى . وأما (Kanthawongs, 2003:5)   ، فقد أكد أن نظم معلومات الموارد البشرية تلعب دوراً مهماً في إدارة الموارد البشرية من خلال وظائف أنظمة معلومات العاملين التي تعمل على تحسين إدارتهم، فيما يتعلق بالأغراض الإدارية والتحليلية . وفي نفس الاتجاه يؤكد (Poutanen,2004:6)، أن أنظمة معلومات الموارد البشرية أدت إلى العديد من التغيرات في إدارة الموارد البشرية، ولم تقتصر التغيرات على العمليات الروتينية اليومية ، وإنما في مهارات المديرين والمختصين .

       يشير ( صلاح،6:1981) إلى أهمية أنظمة معلومات الموارد البشرية من خلال إسهامها في تحقيق التكامل والتنسيق بين مختلف أقسام ووحدات إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى ومساعدتها على تحقيق التفاهم بين الإدارة والأفراد العاملين ، وبين الأفراد العاملين مع بعضهم بعضاً ، فضلاً عن تمكين الإدارة من رقابة العاملين ، وتقويم أدائهم ومعرفة مدى التطور في إدارة الموارد البشرية، ومساعدة الإدارة على الوفاء بالتزاماتها القانونية المتعلقة بتقديم البيانات والمعلومات عن العاملين للجهات الحكومية والنقابات، فضلاً عن دور تلك الأنظمة في اكتشاف التغيرات والتطورات  التي تحدث في إدارة الموارد البشرية في المنظمة، ومدى إسهام تلك الأنظمة في تمكين الإدارة من الإعداد لمواجهة تلك التغيرات بقوة .

من خلال ما تقدم ، يمكن التوصل الى إن أهمية نظام معلومات الموارد البشرية يكمن في الآتي .

                     أ‌-         معرفة الحاجات السلوكية للأفراد وتعزيز السلوكيات المرغوبة وتطبيقها في العمل.

      ب‌-  العمل على تقديم الإجراءات الرسمية المعززة الخبرة التنافسية من خلال اختيار وتطوير العاملين وتأثيرها في سلوكياتهم لانجاز الأعمال المناطة بهم .

ج‌-  تساعد على تحقيق الأداء الأمثل للمنظمة بتحسين أداء الأفراد العاملين فيها من خلال التقويم الصحيح لها.

د‌-    تسهم في تحقيق التكامل والتنسيق بين مختلف أقسام ووحدات إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى .

3-    أهداف نظام معلومات الموارد البشرية

        يتبنى نظام معلومات الموارد البشرية تحقيق الأهداف الآتية:

   أ‌-   جمع المعلومات عن كل الوظائف في المنظمة ومتطلبات كل وظيفة من الخبرات والمؤهلات وخزن القوانين والأنظمة والتعليمات ذات الصلة بتنظيم شؤون العاملين في المنظمة للرجوع إليها عند الحاجة.

  ب‌-   تقديم تلك البيانات والمعلومات أمام الإدارة لمساعدتها في إعداد الخطط والسياسات والبرامج الخاصة بالاختيار والتعيـيـن والتقويم والتدريــب والتطويــر والرواتب والأجور والحوافــز ..

ج‌-  تقديم تلك البيانات والمعلومات الضرورية إلى أقسام البحوث والدراسات في المنظمة بهدف إعداد البحوث والدراسات التي  تتناول أنشطة إدارة الموارد البشرية .

د‌-   تقديم تلك البيانات والمعلومات أمام المديرين لاستخدامها في تقويم أداء العاملين في المنظمة واتخاذ القرارات المتعلقة بتنقلاتهم وترقياتهم وحتى الاستغناء عنهم في حالات الضرورة القصوى (موسى ، 249:1995)  .

    هـ- إدامة جميع المعلومات الخاصة بالمتقدم لالعمل واختيار الأفراد من خلال المعلومات المسجلة في استمارة طلب العمل ، وصولاً إلى تطوير سجل لهم ومن دون ازدواجية في إدخال البيانات.                       .   (Boudreau, 1996:13)

    و- السرعة الأكبر في استرجاع البيانات ومعالجتها والسهولة في تصنيف البيانات وإعادة تصنيفها من جديد ، وتحليل أفضل للمعلومات ، بما يقود الى اتخاذ قرار ذو فاعلية اكبر وتحسين ثقافة العمل والعمل بشفافية اكبر بوجود النظام ، ووضع إجراءات متناسقة بوجود النظام.  (العنزي،  128:2002) .

  ز- الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة وكاملة وحديثة يمكن استعمالها في إعداد التقارير المطلوبة وحفظ السجلات ومكننة المهام الروتينية. (Gara,2002:1).

ومن وجهة نظر الدراسة الحالية يمكن اعتبار أهم أهداف نظام معلومات الموارد البشرية هي:

               أ‌-         السهولة في تصنيف البيانات وإعادة تصنيفها لأغراض اختيار العاملين وتوظيفهم وتطوير قابلياتهم.

    ب‌-  سهولة عرض المعلومات عن كل الوظائف في المنظمة وإجراء تقويم لها ووصفها لوضع الشخص المناسب في المكان المناسب ، وفي الوقت الملائم.

ج‌-  الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة وكاملة وحديثة لاستخدامها لأغراض تقويم أداء العاملين.

ثانياً : تنظيم إدارة الموارد البشرية

     بهدف تحقيق الفاعلية لإدارة الموارد البشرية، لابد من ضوابط وأسس تعتمد عليها المنظمات في تنظيم هذه الإدارة، وتحديد علاقتها بالإدارات الأخرى داخل المنظمة ، لذلك جرى تقسيم هذا التنظيم الى التنظيم المركزي والتنظيم اللامركزي

التنظيم المركزي لإدارة الموارد البشرية : ينبغي في هذه الحالة وجود إدارة مستقلة تهتم بشؤون العاملين في المنظمة. وترتبط هذه الإدارة بالإدارة العليا مباشرة ، ويتفرع منها إدارات فرعية  متخصصة بكل وظيفة من وظائف إدارة الموارد البشرية (عباس . سهيلة ،2003:-39-40

التنظيم اللامركزي لإدارة الموارد البشرية: تناط بموجب هذا التنظيم مهام وأنشطة إدارة الموارد البشرية إلى جميع الإدارات في المنظمة (عباس . سهيلة ،2003: 39) . أي بموجب هذا النوع من التنظيم يقوم المديرون باختيار وتعيين وتدريب وتحفيز وتقويم أداء العاملين في إداراتهم على وفق طبيعة نشاط الإدارة.

     يتضح  من الشكل أعلاه أن معاوني المدير العام الإداري والفني، يمتلكان صلاحيات استشارية احدهما في شؤون الأفراد و الإدارة والخدمات والآخر في الشؤون الفنية. ويمتلك مدراء الأقسام جميع الصلاحيات الخاصة بإدارتهم، وكذلك الصلاحيات المتعلقة بإعداد وتصميم أنظمة الموارد البشرية على وفق طبيعة العاملين ونشاطات ومهمات إدارتهم.

ثالثاً : وظائف إدارة الموارد البشرية :

     أسهمت التحديات البيئية المختلفة في تطوير الوظائف التي تمارسها إدارة الموارد البشرية سواء من حيث المحتوى،أومن حيث التطبيقات المضافة على التطبيقات التقليدية السابقة. (عباس، سهيلة محمد،2003 :43-47) ، وقد وضعت المدرسة العلمية التي جاء بها تايلور(1911) أول نواة لهذه الوظائف وفق مبادئ هذه المدرسة الآتية :

1-    الاختيار الصحيح للعاملين لإنجاز العمل.

2-    التدريب والتطوير بهدف رفع كفاءة العاملين.

3-    التحفيز من خلال ربط الأجر بالإنتاجية والتركيز على الحوافز النقدية.

4-    التخصص وتقسيم الأعمال، والذي ينتج من خلال دراسة وتحليل الوظائف وتحديد المهام.

وجاءت مدرسة العلاقات الإنسانية لإلتون مايو وزملائه (1927) لتضيف وظائف أخرى إلى إدارة الموارد البشرية ، والتي تتمثل بـما يأتي :

1.    علاقات العاملين المتمثلة بالتفاعلات الاجتماعية بين العاملين والإدارة والعاملين والنقابات والاتحادات المهنية.

2.  السلامة المهنية والأمن الصناعي لكل الأفراد العاملين جسمياً ونفسياً في ظل ظروف العمل التي تنطوي على المخاطرة.

وتأسيسا على ما تقدم أن تقسيم وظائف إدراة الموارد البشرية إلى مجموعتين من الوظائف هما الوظائف الإدارية والوظائف التنفيذية، والسبب من وراء ذلك هو اتفاق الكثير من المهتمين في مجال الموارد البشرية على هذا التقسيم  وكما يلي :

أ - الوظائف الإدارية

وهي وظائف التخطيط (Planning)، والتنظيم (Organizing)، والقيادة (Leading)، والرقابة (Controlling). (6-4 :1984،Fileppo) ،(عقلان، 1996: 25-23)، ، (موسى، 1995: 42) و1999:2) ، (Dessler  (السالم والصالح، 2002: 26) ، شأنها في ذلك شأن الإدارات الأخرى في المنظمة في ممارستها لهذه الوظائف الإدارية.

ب - الوظائف التنفيذية

    اتفاق مشترك بين المعنيين والمهتمين بالموارد البشرية بشأن تحديد الوظائف التنفيذية لأداراتها. إذ إن هذه الوظائف تتميز بتكاملها وتداخلها . ويوضح(Fileppo ,1984:7)   ، و(الجعدني، 1996: 11) إن الوظائف الإدارية لإدارة الموارد البشرية موجودة بالاساس مستوعبة في وظائفها التنفيذية وذلك أثناء ممارستها للعمل في المنظمات .

وسوف يُسلط الضوء على وظائف إدارة الموارد البشرية ، وصعوبة الخوض فيها بشكل تفصيلي، وعلى النحو الآتي:

(أولاً) :  تخطيط الموارد البشرية : وتتمثل بتحديد الاحتياجات المستقبلية من الموارد البشرية كماً ونوعاً من خلال التنبؤ بالحاجة، والطلب على العاملين وحجم عرضها الداخلي والخارجي وكلفتها.

(ثانياً) : إدارة تدفقات العمل وتحليل والوظائف : وهي الوظيفة التي توضح أسلوب العمل وكيفية خلق القيمة لكل عمل من خلال تتابع إجراءاته ومكوناته ، بدءاً بالمدخلات المتمثلة بالمواد المستخدمة والآلات والمعدات والمهارات،ومن ثم ما يمكن عمله لتحويل هذه المدخلات إلى مخرجات سواء أكانت هذه المخرجات سلعة أو خدمة. ومن الملاحظ أنه حالما يجري تحليل تدفقات الأعمال يتم تصميمها ومن ثم تحديد المهام والأداء والمسؤوليات التي تتضمنها كل وظيفة.

(ثالثاً) : اختيار الموارد البشرية : وهي الوظيفة التي تتضمن الحصول على الموارد البشرية وإجراءات الاختيار والاختبار لضمان تحديد الشخص المناسب في المكان الملائم والوقت المحدد.

(رابعاً) : إدارة الأداء وتقويمه : وهذه الوظيفة معنية بقياس أداء العاملين في المنظمة على وفق معايير ترتبط بالأداء كماً ونوعاً ، وتعد من أبرز وأهم وظائف الموارد البشرية لأهمية دورها في تحقيق الميزة التنافسية المستدامة .

(خامساً) : الدافعية للعمل : وهذه الوظيفة تحدد اتجاهات وحاجات العاملين لغرض زيادة اندفاعهم بشكل ايجابي نحو العمل والمنظمة .

(سادساً) : تدريب العاملين وتطويرهم : وهي الوظيفة المعنية بإكساب العاملين المهارات والمعرفة الخاصة بوظائفهم، وذلك للمساهمة في تصحيح الأغراض في الأداء الحالي للعاملين وتحسينه في المستقبل .

(سابعاً) :  التخطيط والتطوير المهني : أو ما يسمى بوظيفة إدارة المهنة، وهي الجهود الرسمية والنظامية التي تساعد العاملين في تطويرهم وتقدمهم باعتبارهم المورد الأساسي والحيوي في المنظمة .

(ثامناً) : أنظمة الأجور والرواتب : وتتحدد مهمة هذه الوظيفة بتحديد قيمة كل وظيفة قياساً بالوظائف الأخرى لتحديد العوائد الداخلية والخارجية والوصول إلى الأجر أو الراتب الذي تستحقه كل وظيفة .

(تاسعاً) : أنظمة الحوافز والعوائد: وهنا تهتم هذه الوظيفة بتحديد الحافز العادل للأداء المتميز الذي يتجاوز المعدلات القياسية للأداء فضلاً عن المقابل غير المباشر للعاملين وأسرهم  لزيادة ارتباط بعضويته في المنظمة .

(عاشراً) : علاقات العمل : وهي السياسات المصممة لتلبية الحاجات الإنسانية والاجتماعية للعاملين في المنظمة من خلال تحسين تفاعلاتهم في العمل مع الزملاء والمدراء والبيئة الداخلية والخارجية لها.

(حادي عشر) : انضباط العاملين : تؤكد هذه الوظيفة على تحديد حقوق والتزامات الأفراد العاملين في المنظمة.

(ثاني عشر) : السلامة المهنية والأمن الصناعي :  تركز هذه الوظيفة على صيانة العاملين من المخاطر والأمراض، وإصابات العمل التي يتعرضون لها  في المنظمة .

(ثالث عشر) : نظام معلومات الموارد البشرية : وهذه الوظيفة معنية بتصميم وتطوير نظم معلومات العاملين وذلك لمعاونة الإدارة على اتخاذ القرارات الخاصة باختيارهم وتطويرهم وتحفيزهم  في المنظمة.

المصدر: وليد حميد رشيد الأميري