السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ........ أهلا ومرحبا بكم في ساحة التنمية البشرية والتطوير الإداري

الاثنين، 20 يونيو، 2011

مفهوم تصميم العمل وأهميته وهيكل الموظف وبناء الهيكل الوظيفي.

مفهوم تصميم العمل و أهميته و هيكل الموظف و بناء الهيكل الوظيفي
حيث انه لابد أن تتوافق الوظيفة مع من يشغلها كان لابد من وضع وصف للوظائف و اجر ائتها و متطلباتها و متطلبات شغلها أو بما يعرف بتصميم العمل حيث يمثل تحديد خصائص الوظائف و الإعمال و سماتها و كفاءتها من اجل الاستفادة من كل وظيفة لتحقيق اكبر مستوى من الإنتاجية لتوفير الترابط  بين الموظفين و وظائفهم  أو يمكننا القول بأنه " يقصد بتصميم العمل هو مجموعة الإجراءات التي يتم ترتيبها وتنظيمها في الوظيفة لكي تحقق أعلى مستوى من التلاؤم ما بين العاملين وأعمالهم أو وظائفهم وبما يحقق التوافق والتلاؤم الفعال بتحسين ظروف العمل الذي يؤدي إلى كفاءة الإنتاج وتقصير الزمن لتحقيق أهداف المنظمة ، ويأتي تصميم العمل من منطلق أن كل عمل أو وظيفة يحتوي على أكثر من طريقة أو أسلوب للأداء ، وتختلف هذه الطرق فيما بينها من خلال اختلاف جودتها" [1]
و بما أن تصميم العمل شي أساس لنجاح برامج الموارد البشرية فهذا يدفعنا لنطالب بإستضاح أهميته و التي من الممكن إدراجها كما يلي :
أهمية تصميم العمل: "
1.     تعريف شاغل الوظيفة بالمهام الموجودة في الوظيفة، وبالسلطات والعلاقات
2.     يتم اختيار العاملين بناء على مواصفات شاغل الوظيفة المحددة في الوصف.
3.     يتم تحديد أجر الوظيفة بناء على ما يعكسه وصف الوظيفة من أهمية لها.
4.     تتحدد الاحتياجات التدريبية بناء على ما يستطيع أن يقوم به الفرد من مهام مذكورة في وصف الوظيفة.
5.     تتم الترقية للوظيفة بناء على ما تتوافر لدى الفرد من مواصفات مذكورة في بطاقة وصف الوظيفة" [2]
حيث يمكننا القول أن أهمية تصميم العمل تنبع من كونه يحقق لنا الغايات التالية
1.     الاقتصاد في ميزانية المنظمة حيث تحدد الهدف الفعلي من الوظيفة و الكمية المطلوبة منها لانجاز العمل من خلال تحديد القوى التشغيلية لكل وظيفة وفق لوصفها الوظيفي الذي قامت به إدارة الموارد البشرية .
2.     توفر الرجل المناسب حيث تقارن إمكانات المتقدمين للوظائف و قدراتهم الشخصية      و مؤهلاتهم العلمية مع كل وظيفة لاختيار الأنسب لها من المتقدمين .
3.     تحديد خطوط السلطة و المسؤولية و علاقات العمل حيث يبن الوصف الوظيفي مستوى واجبات و أهمية كل وظيفة مركزها بالنسبة للهرم التنظيمي .
4.     بيان الواجبات و المسؤوليات لكل وظيفة في المنظمة .
5.     سهولة قياس الانجاز حيث يقاس الانجاز في كل وظيفة  على حسب نوع الوظيفة و مدى القيام بالواجبات الوظيفية المنصوص عليها..
هيكل الموظف :
أن أي فرد يعمل في منظمة تتراكم لدية مجموعه من الخبرات و المهارات الوظيفية      و العملية و الاجتماعية المختلفة المتعلقة بمجال وظيفته أو مجالات أخرى ترتبط بها     و تختلف هذه الخبرات وفق نوع الوظيفة و مدى ارتباطها و موقفها بالتنظيم و المدة الزمنية التي يقضيها الموظف بالعمل ليبني  شخصيته و مهارته كما يمكن تعريف هيكل الموظف بأنه "  يشير هيكل الموظف إلى مجموعة المهارات والخبرة التي يحصل عليها الفرد من خلال تاريخه في الوظيفة وممارسته الأعمال المختلفة ضمن هذه الفترة الزمنية التي قضاها في العمل ، إضافة إلى مكونات الوظيفة التي تناسبه وما تحتويه من مسؤوليات والتزامات يمكن للموظف تأديتها بجدارة ، ويمر الموظف بعدة تنقلات وظيفية نتيجة الترقية بشكل تصاعدي أو التنقل الوظيفي بشكل أفقي والذي تحتمه عليه مصالح العمل ضمن الهيكل التنظيمي في المنظمة ، ويبدأ الموظف باكتساب الخبرة والمهارة منذ تعيينه لأول مرة في الوظيفة ولغاية إحالته إلى التقاعد وترك الخدمة الوظيفية ، وإن من العوامل المهمة التي تتحكم بعدد التنقلات أو الترقيات هي المؤهلات والمستوى المعرفي والفني ، التي حصل عليها الفرد بمرور الزمن."[3]
 حيث يعتمد هيكل الموظف على مجموعه من العوامل في بناء الموظف التي تكون الهيكل الوظيفي و التي تعد من العوامل المتوفرة في الموظف و أهمها "
1.     المستوى العلمي والمؤهلات التي يمتلكها الفرد مثل الشهادات الدراسية .
2- مجموع الخبرات والمؤهلات الشخصية .
3- القدرة الشخصية على تطوير الذات وليس بالاعتماد على المنظمة.
4- الإمكانيات الوظيفية المتوفرة في المنظمة والتي تساعد على تأهيل الموظفين إلى مستويات أعلى ."[4]
حيث يمكننا أن نعرف و نشرح كل عامل من هذه العوامل كالتالي :
1.     المؤهلات التعليمية للفرد و مستوى التعليم : فكلما زاد مستوى تعليم الفرد زادت إمكانية نمو هيكله الوظيفي حيث يدعم التعليم و التدريب هيكل الموظف          و يضفي له طابع العلمي و سرعة الاستيعاب.
2.     الخبرات الوظيفية : حيث تعد سنوات العمل التي يقضيها الموظف في وظائف متعددة منبع للخبرة أكثر من سنوات العمل التي يقضيها الموظف في وظيفة روتينية واحده أي انه كل ما تعددت الوظائف و الخبرات الوظيفية للموظف ازداد حجم هيكل الموظف .
3.     الرغبة في التطوير و تطوير الذات  :عن الرغبة في التطوير سوف يكون هنالك إدخال لتقنيات و آليات جديدة في العمل تضفي جانب جديد من الخبرة الوظيفية من خلال استخدام أساليب جديدة تطور المهارات الشخصية بالإضافة لتطوير بيئة العمل بالمنظمة .
4.     المؤهلات الشخصية و الصفات الذاتية للفرد: أي أن الفرد كل ما كان ذو شخصية تفاعلية منفتحة مع المجتمع و اجتماعي اكتسب خبرات أكثر و نقلت إليه خبرات و تجارب الآخرين من خلال الاحتكاك بهم و ممارسه العمل معهم بعكس الأشخاص ذو الشخصية الانطوائية الذين غالبا ما تكون خبراتهم اقل من الانفتاحيين و ذلك لقلة اختلاطهم بالمجتمع .
5.     سرعة التعلم : كلما كان الشخص لدية الرغبة في التعلم و لدية القدرة على الاستيعاب سريعا استطاع أن يجمع و يراكم لديه كمية اكبر من التراكمات المعرفية التي تثري هيكل الموظف .
6.     القدرة على الإبداع : كلما كان لدى الشخص القدرة الإبداعية كلما فتح أفاق جديدة لمخيلته و حصيلته من الخبرة تزداد من خلال التجربة و الاختراع بالتالي يقوى و يتعزز هيكل الموظف .
حيث يتم تحديد المسار الوظيفي لأي وظف وفق هذه العوامل بعد دراستها و اختبارها لكل موظف و وظيفة
بناء الهيكل الوظيفي :
يعتبر الهيكل الوظيفي رمز للتطورات الجديدة في بيئة الإعمال حيث أحدث ثورة كبيره خاصة فيما يتعلق بتحديد الأدوار و المسؤوليات و مستويات السلطة و المسؤولية و قنوات الاتصال       و المركزية و تدرج الوظائف حيث يعرف الهيكل الوظيفي بأنه " يتميز بمبدأ التدرج الذي يحدد العلاقات نحو الاتجاهات الأربعة : اليمين واليسار والأعلى والأسفل – وقد يظهر على أساس التسلسل القيادي وقد يكون على أساس الوظائف فانه لا يبتعد عن المظهر الهرمي وكل منصب في التنظيم دور يناسبه من حقوق وواجبات وامتيازات والالتزامات التي تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل رسمي "ويرى weisهيكل تنظيم مؤسسة معينة يعني انتظاما ثابتا من العلاقات المتناسبة ويفترضانه وضع  لتوفير الأشخاص المناسبين وهذا يدخل ضمن إطار تحليل الوظائف وتوظيف الموارد البشرية في المكان المناسب من أجل التقيد بإستراتيجية المؤسسة الرامية لتحقيق أهداف المؤسسة " [5] كما " و فيه تتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة هندسية واحدة و إدارة مخازن واحدة و إدارة صيانة واحدة. يعيب هذا النظام قلة المرونة و سوء العلاقة بين التخصصات المختلفة و طول الهرم الوظيفي بمعنى أن مستويات الإدارة كثيرة. ميزة هذا النظام هو أنه اقتصادي لأننا لا نحتاج لأكثر من مخزن و أكثر من ورشة ….بل كل شيء مركزي. كذلك يستفيد كل موظف من خبرات زملائه في نفس التخصص لأنهم يعملون في نفس الإدارة أو القطاع"[6]
من خلال التعاريف السابقة نستطيع القول أن الهيكل التنظيمي هو أساس معرفة السلطة و نوع الوظيفة في المنظمة لذلك يتميز بما يلي :"
1.     المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح وتحقيق الأهداف.
2.      تسهيل تحديد أدوار الأفراد في المنظمة ويحدد من يمتثل لمتطلبات المنظمة وليس العكس.
3.     المساعدة في اتخاذ القرار وممارسة القوة." [7]
كما و يتميز ب
1.     ترتيب الناس على أساس من المصالح المشتركة ولذلك ، فإنها يمكن أن يتعلمون  الكثير من بعضهم البعض.
2.      Secondly, problem solving becomes easier in a functional organizational structure.  حل المشاكل يصبح من الأسهل في الهيكل التنظيمي والوظيفي. Thirdly, skilled employees of the same group can find more skilled employees for the company.
3.       يمكن للموظفين المهرة من نفس المجموعة البحث عن مزيد من الموظفين من ذوي المهارات للشركة.
4.      Fourthly, control in functional structure is increased because people will try to supervise each other work.  زيادة التحكم في الهيكل الوظيفي  و الإشراف على كل الأعمال الأخرى.
5.     تنمية العمل الجماعي " [8]
حيث يمكننا تلخيص و شرح هذه المميزات كما يلي :
1.     المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح: حيث يوضح ماذا يحدث داخل المنظمة من حيث المركزية أو إلا مركزيه حجم المنظمة ومستويات السلطة و المسؤولية .
2.     تحديد دور و مسؤولية كل موظف في الهيكل الوظيفي: وفق لموقعة التنظيمي في الهيكل الوظيفي .
3.     تقسيم العمل و تحديد الاحتياجات:  لكل مهمة أو وظيفة و جمعها بقسم واحد
4.     تحديد وصف الوظائف و مؤهلات شاغلها .
5.     تحقيق الخطط التي ترسم لها المنظمة بفعالية و نجاح: و ذلك لكونها توضح خطوط السلطة و المسؤولية و من أين يبدأ التنفيذ و من المسئول عنه.

حيث يمكننا أن نوضح ماذا يعمل الهيكل التنظيمي في المنظمة من خلال ما يلي :
1- توزيع الأعمال والمسئوليات والسلطات بين الأفراد حيث يوضح الهيكل موقع كل وظيفة في التنظيم و من يرأسها و من يقع تحت إطار سلطتها .
2- تحديد العلاقات و نطاق الإشراف حيث يبين لكل شخص مستوى سلطته لمن هم اقل منه درجه بالهيكل الوظيفي.
3- تجميع الأفراد في أقسام والأقسام في دوائر والدوائر في وحدات أكبر وهكذا.
5- تصميم الأنظمة والوسائل لضمان تحقيق الاتصال الداخلي الفعال ومشاركة الأفراد صنع القرار والتفاعل مع الجمهور وتقديم منتجات جيدة.
6- توفير القواعد والوسائل اللازمة لتقييم أداء العاملين من خلال توضيح واجباتهم الوظيفية .
أنواع الهيكل الوظيفي :
 يختلف نوع الهيكل الوظيفي وفق سياسات المنظمات و لكن هنالك مجموعه من الهياكل الوظيفية المبنية على مجموعه من الأسس كالتالي : "
1.     هيكل المهن في المنظمة Hierarchy Of Skills :
اعتماداً علي مبدأ التخصص في تقسيم العمل يتم تحديد الاختصاصات الوظيفية و المهنية لمختلف النشاطات الإدارية و التشكيلات الإدارية للمنظمة .
2.     هيكل المسميات ( الرتب ) في المنظمة Hierarchy Of Rank :
تعبر العناوين الوظيفية عن حقيقة الواجبات و المسئوليات و درجة الصعوبة التي تمتاز بها الوظيفة عن بقية الوظائف بالإضافة إلي المؤهلات اللازمة لشغلها .
3.     هيكل الأجور في المنظمة Pay Hierarchy :
تعبر الدرجة المالية عن الكلفة المالية التخمينية للوظيفة في المنظمة إذ تترتب وفقاً لتسلسل الوظائف من الحد الأعلى الدرجة إلي الأدنى و لمجموعة درجات ."[9]
 كما و يمكن أن بنشاء الهيكل وفق"
1.     الهيكل التنظيمي على أساس الجغرافي
2.     الهيكل التنظيمي على أساس الفئات
3.     الهيكل التنظيمي على أساس الوظيفة:
4.     هيكل تنظيمي طويل
هيكل تنظيمي قصير "[10]
حيث تعرف كل واحد منها كالتالي :
الهيكل التنظيمي على أساس الجغرافي :
حيث تعتمد المنظمة على أساس الفروع و ذلك من اجل توسع الرقعة الجغرافية و زيادة الإنتاجية و لكن من أهم عيوب هذه الطريقة الازدواجية و صعوبة الاتحاد .
الهيكل التنظيمي على أساس الفئات
و تعتمد هذه الطريقة على الاهتمام بالعملاء و تحيق ما يردون حيث تقسمهم على أساس الفرد    و الجماعة و المنازل  و الشركات و تعتبر طريقه ناجحة للشركات الكبيرة الأكثر تطور خاصة عند تجانس العملاء.
الهيكل التنظيمي على أساس الوظيفة:
حيث تضم جميع الوظائف المتشابهة تحت قسم أو إدارة واحده  و هذا النوع هو الأكثر استخدام
هيكل تنظيمي طويل
 و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي متعدد الدرجات و الرئاسات و يحتاج القرار لوقت طويل لاتخاذه بحيث يمر بسلسلة من المدراء و المسئولين للموافقة علية بالإضافة أن المعلومات تأخذ  وقت طويل للصعود للأعلى الإدارة العليا  مما يجعل الإعمال بطيئة.

هيكل تنظيمي قصير :
و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي قصير عدد طبقات المديرين  و المسئولين قصير بعكس السابق  هذا الهيكل يساعد بالإسراع بالعمل و نقل المعلومات و سهوله الاتصال .
المركزية:
 و هي التي تركز السلطة في مجموعه من المديرين الذين يفرضون سلطتهم على كل أمور المنظمة و يركزون الرقابة على الموظفين حتى في الأمور الإدارية البسيطة مما يزيد من روتينية العمل الإداري و يجعله بطء جدا و معقد
اللامركزية تعني أن السلطات موزعة على جميع مستويات الهيكل التنظيمي أن الكل لديه  صلاحيات في العمل و يستطيع اتخاذ قرار اللامركزية تجعل القرارات سريعة و في هذا النوع من الهيكل تكون الرقابة ضعيفة  غالبا ما يوجد هذا النوع في الهيكل القطاعي


[1] كردي . احمد . مفهوم تصميم العمل و اثره على بناء الهيكل الوظيفي . موقع الكتروني .الاسلام و التنمية . http://kenanaonline.com/users/ahmedkordy/topics/68415/posts/124222

[2] كيف تقوم بتصميم العمل و توصيف الوظائف . منتدى التنمية البشرية وتطوير الذات .الموقع الالكتروني . http://www.hdrmut.net

[3] عبد العزيز . العمل وأهميته وهيكل الموظف وبناء الهيكل الوظيفي">مفهوم تصميم العمل وأهميته وهيكل الموظف وبناء الهيكل الوظيفي الموقع الالكتروني . المنتدى العربي لادارة الموارد البشرية.http://www.hrdiscussion.com/hr13603.html#ixzz16mE08Lbc

[4] كردي : أحمد . مفهوم تصميم العمل و أثره على بناء الهيكل الوظيفي. الموقع الالكتروني . http://kenanaonline.com/


[5] وبيكييا . الموسوعة الحرة : مرجع سابق
[6] ادارة الموارد البشرية :: الهيكل التنظيمي للمؤسسات موقع الكتروني . شعاع المعرفة .نوفمبر .2008م http://knowledge.yoo7.com

[7] الهيكل التنظيمي . الجامعة الجزائرية . موقع الكتروني . منتدى العلوم الاقتصادية .جون 2006م http://www.djelfa.info/vb/archive/index.php/t-41428.html

[8] Amber . What Are The Advantages And Disadvantages Of Functional Organizational Structures. http://www.blurtit.com/q627427.html
[9] مرعي . محمد .    مهارات التميز الإداري في التطوير التنظيمي و المؤسسي ( تصميم الهياكل التنظيمية, و توصيف الوظائف). دار حازم .2002م
[10] الزئبق,علاء . هل بناء الهيكل الوظيفي و تصميمة يمر بعدة مراحل . موقع الكتروني تنمية الموارد البشرية. 2009م
المصدر: إعداد : نهاد عمر السبيعي

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

أهم المشاركات