عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية..

بقلم: إلهام الناصر
 

عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية..
من الممكن القول إن تحديد الاحتياجات التدريبية تعتبر بمثابة القواعد الخراسانية التي تبنى عليها أركان وجدران المنظومة التدريبية، وكلما كانت تلك القواعد متينة ثابتة كانت المنظمة قوية وفعالة. لذا اجتهد خبراء التدريب في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية سواء على مستوى المنظمة أو على مستوى الوظيفة أو على مستوى الموظف.
 ولقد تعرفنا في العدد (145) على بعض المفاهيم الأساسية في تحديد الاحتياجات التدريبية، ونكمل في هذه المقالة عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية والتي تمثل منظومة فرعية من النظام التدريبي. وهذه المنظومة تؤثر على المدخلات المختلفة التي يمكن أن تساهم في التأثير على الأداء. ويرتبط أداء الفرد بمسئوليات ومهام الوظيفة، وهذه الوظيفة تحكمها طبيعة ومناخ المنظمة التي يعمل بها.
وقبل الخوض في عملية تحليل الاحتياجات التدريبية أشير إلى ورقه أ.أيمن أبو سعده (طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية وتصميم البرامج التدريبية) المقدمة في ندوة الأساليب الحديثة في تحديد الاحتياجات التدريبية بالشارقة 2003، إلى بعض النقاط التي لها علاقة بهذا الموضوع منها:
• أن الاحتياجات التدريبية تعتبر العنصر الأساسي في منظومة التدريب.
• أن هناك خللًا بين الأداء الحالي والأداء المرغوب فيه مما ينتج عن فجوة تدريبية.
• تجيب الاحتياجات التدريبية على عدة أسئلة منها موقع التدريب، الفئة التي يجب تدريبيها، المحتوى التدريبي، الآثار المتوقعة من التدريب، وكيف ستنعكس نتائج التدريب.
• أن التدريب ليس علاجًا لكل المشكلات في المنظمة.
• أن هناك عدة مشكلات تواجه عملية تحديد الاحتياجات التدريبية.
• أن التحديد الدقيق للاحتياجات التدريبية يقوم على عدة أسس منها استراتيجية متكاملة للتدريب وتنمية الموارد البشرية، والاعتماد على معايير وأدوات قابلة للقياس وغيرها.
ويتم ذلك عن طريق تحليل مستويات ثلاثة في المنظمة هي:
• تحليل المنظمة/ التنظيم OrganizationAnalysis
• تحليل الوظيفة/ العمل JobAnalysis
• تحليل الموظف/ الفرد IndividualAnalysis

أنواع تحديد الاحتياجات التدريبية
توجد ثلاثة أنواع من تحديد الاحتياجات، أحدها تحديد الاحتياجات على مستوى المنظمة/ التنظيم OrganizationAnalysis، والسؤال المطروح: لماذا نحتاج إلى تحليل المنظمة؟
نحتاج إلى تحليل المنظمة بشكل شامل للتأكد من:
• أعداد القوى العاملة أي الموظفين كافية لتشغيل هذه المنظمة - أداء للموظفين - البيئة التنظيمية - البحث في الفجوة التي تحتاج إلى تدريب، وماهية هذا التدريب لمعالجة المشاكل التي تعاني منها المنظمة. أي عملية تشخيص لوضع المنظمة الفعلي، وتحديد درجة ملاءمة المنظمة القائمة للأهداف المحددة , وهذه الاحتياجات تستمد عادة من أهداف المنظمة وأولوياتها وخططها المستقبلية.
ويتم ذلك عن طريق تحليل العناصر التالية:
• تحليل أهداف المنظمة
تشكل أهداف المنظمة أساس وسبب وجود المنظمة واستمرارها، وخاصة إذا كانت واضحة ودقيقة لجميع الموظفين، وبالتالي يكون لهم الدور الكبير في تحقيقها.
• تحليل الهيكل التنظيمي
يتضمن هذا التحليل التعرف على الإدارات العليا والأقسام الإدارية والوحدات الفرعية الموجودة في المنظمة، اختصاصات كل إدارة، الفعاليات التي تمارسها، حجم الوحدات ونطاق الإشراف، حجم الأنشطة الممارسة من قبل كل وحدة، طريقة اتصال الإدارات والوحدات، الصلاحيات الممنوحة لكل إدارة ووحدة لإنجاز الأعمال, دراسة سياسات المنظمة والنظم واللوائح والتعليمات، مدى تفهم الموظفين ومساهمتهم في وضعها وإيمانهم بها.
• تحليل القوى العاملة
دراسة وتحليل طبيعة القوى العاملة في المنظمة وطريقة توزيعهم داخل الإدارات والوحدات والأقسام في المنظمة.
التعرف على احتياجاتهم من ترقيات - نقل - تقاعد - إصابات - وفيات - ماهية الاحتياجات المستقبلية منهم. كل ذلك يساعد في عملية تحديد الاحتياجات وإعادة توزيع القوى العاملة الحالية من (العدد - والتخصص- والمستوى الوظيفي - والفئة العمرية - ومدة الخدمة والخبرة السابقة وغيرها).
• تحليل مؤشرات الكفاءة:
ويستهدف تحديد مدى كفاءة المنظمة في استخدام مواردها المختلفة بدقة، وذلك عن طريق تكاليف العمالة لإنتاج البضائع أو تقديم الخدمات وتكاليف العمل - تكاليف المواد لإنتاج البضائع - نسبة التالف والفاقد من الوحدات المنتجة - معدل الانتفاع من الآلات والمعدات في إنتاج البضائع والخدمات.
ولا يقوم المحدد بعمل تحليل لأي منظمة إلا إذا تم الطلب منه بذلك لأن هذا العمل كبير ويحتاج إلى جهود بشرية ومالية وغيرها.

تحديد الاحتياجات على مستوى الوظيفة / العمل
يعتبر تحليل الوظيفة من الأمور الصعبة ظاهريًا، فمثلا الوظائف التشغيلية التي تعتمد على مهارات حركية عقلية يمكن مشاهدتها، وتحليل المهام والمعارف والمهارات اللازمة لأداء كل مهمة. أما بالنسبة للوظائف الإدارية فهي تشتمل على عمليات عقلية وسلوكية وبالتالي لا يكون من السهل ملاحظة الموظف عند أدائه للعمل.
يعرف (بوتر ويل 1989) تحليل الوظيفة بأنه عبارة عن عملية جمع وتنظيم وتقييم معلومات متصلة بالعمل وإعداد تقارير عنها. أما تحليل المهمة فيعرفها (كالاهان 1985) بأنها طريقة لتحديد المعارف والمهارات والأدوات والظروف والمتطلبات اللازمة لأداء وظيفة ما.
والهدف الأساسي من تحليل الوظيفة والمهمة هو جمع معلومات عن المسؤوليات المتصلة بتلك الوظيفة، وتفيد هذه المعلومات موظف الموارد البشرية حيث تساعده في إعداد توصيفات وظيفية، وهذه التوصيفات الوظيفية هي الركيزة التي تربط المتطلبات الوظيفية بالاحتياجات التدريبية الحالية أو المستقبلية للمنظمة.
ويكون إجراء تحليل الوظيفة فعالاً عندما يتوجب:
إعداد توصيفات لوظائف جديدة أو مستحدثة - إعادة تصميم الوظائف وتحديد المهام لكل وظيفة - إنشاء متطلبات تدريبية متصلة بالمهام الوظيفية الفنية أو المتخصصة بدرجة عالية - أوجود تصور مستقبلي متعلق بترقية وتقدم العاملين في المنظمة.
ويتم النظر في أنشطة العمل - سلوكيات الأفراد- الآلات والمعدات الخاصة بالوظيفة - معايير الأداء - المتطلبات البشرية للوظيفة - البيئة التي تمارس فيها الوظيفة - المكافآت وتقييم الأداء - برامج التدريب لكل وظيفة وغيرها من الأمور المتعلقة بالوظيفة.

بماذا يساعد تحليل الوظيفة مسئولي التدريب؟
يساعد تحليل الوظيفة مسئولي التدريب على التعرف على عمليات:
• الاستقطاب والاختيار.
• المكافآت.
• تقييم الأداء.
• التدريب.
• ضمان توزيع الواجبات على الأفراد.
• الأداء الوظيفي المطلوب من الموظف.
• تحويل وصياغة الاحتياجات التدريبية إلى أهداف تدريبية على مستوى الخطة، أي التدريب على المهام والواجبات التي يقوم بها الموظف في وظيفته الحالية أو المستقبلية، ويساهم أيضًا في تحديد مضمون البرامج التدريبية والأساليب المستخدمة في التدريب.
ولتحليل الوظيفة عدة مزايا منها: إثارة اهتمام الموظفين لأنهم يشاركون في وصف وظائفهم- تزويد المشرفين بالمهارات الضرورية لأداء الموظف - المساعدة في تحقيق النمو المهني لدى الموظفين في المنظمة.
ولها عدة عيوب منها: تتطلب وقتًا طويلاً والتزامات من المنظمة - باهظة التكاليف - لا تأخذ في الاعتبار العوامل الخارجية التي يمكن أن يكون لها تأثير على الأداء الوظيفي.

التعرف على خطوات تحليل الوظيفة
هناك عدد من الخطوات لتحليل الوظيفة هي:
• يتم تحديد البيانات التي يجب جمعها، وذلك عن طريق مقابلة الموظف وسؤاله عن واجباته الوظيفية التي يمكن استخدامها في إعداد وصف مكتوب للوظيفة. ومقابلة الرئيس المباشر أيضًا.
• تقييم ومراجعة المعلومات الخاصة بالخرائط التنظيمية - وصف الوظيفة، حيث تظهر الخرائط التنظيمية الأعمال التي تمارسها المنظمة وعلاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى.
• اختيار بعض الوظائف المتشابهة بهدف تحليلها.
• جمع البيانات عن مختلف أنشطة الوظيفة- سلوكيات الموظف- ظروف العمل- والسمات المطلوبة لأداء الوظيفة.
• مراجعة وتنقيح المعلومات بالتعاون مع شاغل الوظيفة والمشرف المباشر عليه.
•ثم إعداد وصف للوظيفة ويعني بذلك جمله مكتوبة تصف مجموعة الأنشطة والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة والسمات الهامة لها مثل ظروف العمل ومستوى الأمان. بالإضافة إلى توصيف الوظيفة أي ملخص للمهارات والمعارف الواجب توافرها في شاغل الوظيفة.

تحديد الاحتياجات على مستوى الموظف / الفرد
يمكن التعرف على الاحتياجات التدريبية للفرد أو الموظف بتحليل الخصائص العقلية والجسمية والخلقية والتعليم والتدريب والخبرة والمهارات والمعارف والدافعية، والأداء السابق للموظفين.
فاحتياجات الموظف هي الاحتياجات التي تنبع من عمله الحالي أو المستقبلي بالإضافة إلى واجباته التي سيكلف بها مستقبلاً أو غيره.

كيف يتم تحليل الموظف؟
يمكن تحليل الموظف عن طريق الآتي:
آراء الرؤساء
أهم مصدر لرفع كفاءة العمل هو آراء الرؤساء، وذلك عن طريق التعرف على احتياجات الموظفين التدريبية، حيث يمكنهم تحديد نقاط الضعف في مرؤوسيهم ونوع التدريب المطلوب والمناسب لهم للتغلب على تلك النقاط. وحتى يتم تحديد الاحتياج بطريق فاعله يجب أن يتحلى الرؤساء بصفات القيادة السليمة (الصدق- الأمانة- العدل وغيرها) والخبرة والكفاءة في العمل بالإضافة إلى التحلي بالعلاقات الإنسانية الجيدة بينهم وبين موظفيهم.
آراء الموظفين
يعتبر الموظفون أقدر على تحديد احتياجاتهم التدريبية.
مؤشرات الأداء
قد تكشف مؤشرات الأداء عن الاحتياجات التدريبية اللازمة للموظفين عن طريق: معدلات الأداء ومعدلات الغياب، ومعدل دوران العمل, ومعدل الإصابات والجزاءات, والشكاوي بين العاملين والشكاوي المقدمة من الجمهور.
التقارير السنوية
تعتبر التقارير السنوية للموظفين مصدرًا آخر من مصادر تحديد الاحتياجات التدريبية.
نمط السلوك
وذلك عن طريق مراقبة سلوك الموظف والنظر في غيابه المتكرر عن العمل - أو تعمده في الإضرار بالعمل وأدواته - أو عدم الشعور بالمسؤولية - أو عدم تقبل التوجيهات والتعليمات وغير ذلك.
كل هذه المصادر تساعد محدد الاحتياج من الكشف عن مواطن القوة أو الضعف الخاصة بالموظف مع تحديد ما إذا كان الموظف بحاجة إلى دورات تدريبية أو مجرد توجيه من الرئيس المباشر أو عدم مناسبة ما يقوم به من أعمال ومسمى الوظيفة الأساسي.

ما هي الشروط التي يجب توافرها في أداة جمع البيانات؟
1- الموضوعية
أي عدم تأثر أداة القياس باختلاف المصححين.
2- الثبات
أي دقة المقياس فإذا حصل نفس الفرد على نفس الدرجة في نفس الاختبار عند تطبيقه أكثر من مرة فهنا يتصف الاختبار أو المقياس بأنه على درجة عالية من الثبات.
3- الصدق
أن تقيس الأداة ما أعدت لقياسه. يقصد به قدرة المقياس على قياس ما يدعي قياسه من جوانب سلوك الأفراد أو غيره. مثال على ذلك : اختبار يقيس تحصيل الطلاب يجب أن تفسر درجاته على أنها تمثل مجال التحصيل الذي يقيسه الاختبار.

المعارف..المهارات والسلوكيات من أهم صفات محدد الاحتياج التدريبي
إن عملية تحديد الاحتياج تستلزم مهارات فنية وشخصية وسلوكية على درجة عالية من الدقة والكفاءة. وأشبه عمل محدد الاحتياج كالباحث حيث تعني الاقتراب من الناس ومن عالم خصوصيتهم بكل ما تعنيه الخصوصية من مشاكل وأسرار ومعلومات في العمل وغيره. لذا يجب أن يتحلى محدد الاحتياج بمعارف ومعلومات ومهارات أي قدرات وسلوكيات معينة منها:
المعارف والمعلومات
• مؤهل علمي مناسب.
• الإلمام المعرفي في المجال المراد تحديد احتياجاته التدريبية.
• الإلمام المعرفي في طرق وأدوات تحديد الاحتياجات التدريبية.
• الإلمام المعرفي بتطبيقات الحاسوب.
• الإلمام بالمبادئ الإحصائية.
• الاطلاع المستمر على ما هو جديد.
المهارات والقدرات
على المحدد أن يكوم قادرًا على:
• استخدام وتطبيق أدوات وأساليب جمع المعلومات بمهارة.
• الاتصال والإقناع بشكل سلس مع الموظفين والإدارات في المنظمة.
• العمل في فريق وخاصة إذا ما كان المحدد من خارج المنظمة.
• اختيار العينات المناسبة.
• تحليل النتائج التي تحصل عليها.
• وضع التوصيات المبنية على النتائج.
السلوكيات
• حسن الاستماع والإنصات.
• الأمانة والصدق.
• الصبر والإخلاص.
• البشاشة.
• الموضوعية في إصدار الأحكام
• التقييد بالأنظمة والقوانين.

تحويل الاحتياجات إلى برامج تدريبية
من أصعب الأمور التي تواجه العاملين في التدريب بعد تحليلهم للاحتياجات التدريبية وأداء الموظفين في المنظمة هو كيف تحول المهارات والمعارف والاتجاهات إلى برامج تدريبية في الخطة السنوية للتدريب.
1- يقوم محدد الاحتياج بعد جمع المعلومات عن طريق أدوات البحث بفرزها وتجهيزها للتحليل عن طريق:
• تحديد الأولويات من المعلومات التي تم جمعها.
• عمل تصور شامل عن ما يريد القيام به.
• إبعاد جميع الموضوعات والأمور التي لن يستفيد منها.
• النظر في الحلول البديلة عن التدريب.
2- يتم تحليل المعلومات بعد جمعها وتحويلها إلى احتياجات تدريبية وتوزيعها إلى قوائم تدريبية. ثم يقسم الاحتياجات التدريبية في مجموعات متشابهة مثل الوظائف الإدارية والفنية والتخصصية.
3- وبعد تحديد الاحتياجات التدريبية وجعلها في قوائم احتياجات تدريبية تأتي مرحلة إعداد الخطة التدريبية، ويتم إعدادها بالتالي: وضع أهداف لكل احتياج تدريبي - إعداد خطة تدريبية وفق الإدارات الموجودة في المنظمة - ثم وضع مسميات الدورات- ثم وضع خطة زمنية لتنفيذ الدورات سواء جماعية أو فردية - تحديد ميزانية لتغطية الاحتياجات التدريبية - اعتماد الخطة التدريبية من الإدارة العليا.

وماذا عن تقرير الاحتياج التدريبي؟ 
يضع محدد الاحتياج ما تم جمعه من معلومات في تقرير شامل. ويتكون شكل التقرير على العناصر التالية وهي: العنوان - المحتوى - جسم التقرير - النتائج التي تم التوصل إليها - التوصيات المقدمة من قبل المحدد - إرفاق جميع الملاحق من نماذج واستبيانات وغيرها.
فإذا كان التحديد على مستوى المنظمة يتم التالي:
• يتم تحديد موقع مشكلة الأداء.
• وصف مختصر لمشكلة الأداء الرئيسة والفرعية وأهميتها.
• ربط الاحتياج التدريبي بأهداف المنظمة واختصاصاتها.
أما إذا كان التحديد على مستوى الوظيفة فيتم التالي:
• حصر الوظائف الموجودة في المنظمة.
• حصر الوظائف المستهدفة للتدريب.
• تحديد المهام الحيوية المشتركة بين الوظائف (مثال: مهمة الاتصال يقوم بها الكثير من الموظفين).
• تحديد قدرات المهام الحيوية المشتركة.
• تحديد المهارات اللازمة لتلك القدرات.
وإذا كان التحديد على مستوى الموظف فيتم تحديد التالي:
• يتم حصر الفئات المستهدفة من الموظفين الذي يحتاجون إلى التدريب.
• تحديد الفرق بين المهارات اللازمة لأداء المهمة الوظيفية والمهارات المتوفرة لدى كل موظف.
• القائمة النهائية للمهارات المشتركة التي يوجد بها نقص وفقًا لأولوياتها.
• نوع الاحتياج التدريبي المطلوب للموظف.
• عدد مرات تنفيذ البرامج التدريبية المقترحة خلال العام.
• التاريخ المقترح لتنفيذ البرامج المقترحة.
وبناءًا على التقرير المكتوب سيتم الشروع في خطوات تصميم البرنامج التدريبي المطلوب التدريب عليه.

المصدر: مجلة التدريب والتقنية