- التنظيم الرسمي.
أولا: التنظيم الرسمي.
- المستويات الإدارية في النظيم الرسمي.
- بناء الهيكل التنظيمى.
- التنظيم الغير الرسمي.
- فوائد التنظيم الغير الرسمي.
- خصائص التنظيمات غير الرسميّة.
- العلاقات التبادليّة.
- مشاكل التنظيمات الغير رسمية.
أولا: التنظيم الرسمي.
وينشأ التنظيم الرسمي مع نشأة المنظمة، ويركز على العلاقات الرسمية التي تحكم علاقات العاملين فيها، ويتم بموجبه إيجاد هيكل تنظيمي ووسائل اتصال بين مستويات المنظمة المختلفة مع توضيح لقواعد العمل فيها، وتقسمي العمال وتوزيع الاختصاصات بين العالمين داخل المستويات الإدارية المختلفة، وتحديد السلطات والمسؤوليات لكل منهم، وعلى هذا فإن التنظيم الرسمي يقوم على الأسس التالية :
1ـ مجموعة من القواعد والنظمة القانونية المكتوبة التي تحكم التصرفات والنشاطات داخل المنظمة والتي تعتبر ملزمة لجميع الأفراد .
2ـ وجود مجموعة من المبادئ الإدارية التي تحكم التنظيم الرسمي [وحدة المر ـ السلطة والمسؤولية .. إلخ].
3ـ يأخذ التنظيم شكلاً هرميًا [Hierarchy] حيث تتجمع كل السلطات والمسؤوليات في شخص واحد، هو رئيس المنظمة أو مديرها أو الوزير المختص .
ثانيا: المستويات الإدارية في النظيم الرسمي.
1ـ الإدارية العليا: يمثل هذا النوع قمة المستوى الإداري في التنظيم حيث تتركز فيه جميع السلطات والصلاحيات، كما تمارس فيه أهم الوظائف الإدارية، ويعتبر هذا المستوى المسؤول أمام الجهات الأخرى حول الخدمات التي يقدمها جهازه .
2ـ الإدارة الوسطى: يمثل هذا المستوى حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية، فهو بمثابة الجسر الذي تعبر بواسطته جميع النشاطات داخل الجهادز الإداري، ويضم هذا المستوى مدير الإدارات ومساعديهم .
3ـ الإدارة التنفيذية: يمثل هذا المستوى قاعدة الهرم الإداري ويشتمل على الوظائف التنفيذية والإشرافية في الجهاز الإداري .
ثالثا: بناء الهيكل التنظيمى.
1ـ تحديد الأهداف التفصيلية أو التشغيلية التي يريد التنظيم تحقيقها تمهيدًا لتحديد الهيكل الملائم لهذه الأهداف، فهي إذن الخطوة الأولى في عملية رسم البناء المناسب .
2ـ تحديد أوجه النشاط اللازمة للوصول غلى الأهداف المنشورة .
3ـ تجميع النشاطات في شكل وظائف، ووضع وصف متكامل لكل وظيفة .
4ـ تجميع النشاطات والوظائف في شكل تقسميات إدارية.
5ـ تحديد العلاقات بين الأقسام داخل كل إدارة، وعلاقة هذه الإدارة بالإدارات الأخرى .
6ـ وضع خرطية تنظيمية، ودليل تنظيمي يتضمن الإدارات والأقسام والوظائف، واختصاصات كل منها والعلاقات بينها .
رابعا: التنظيم الغير الرسمي.
فهو التنظيم الذي ينشأ بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بيم العاملين في المؤسسة , ويصور مجموعة العلاقات الطبيعية التي تنشأ بينهم من مظاهر التنظيم الغير الرسمي لقاء بعض الموظفين في فترة الاستراحة لتناول وجبات الغذاء ،او ما يسمى بجماعة المصلحة أو جماعة الصداقة أو جماعة الرياضة وهكذا
وللتنظيم الغير الرسمي تقاليد وقواعد خاصة وهي في العادة غير مكتوبة ولا تظهر على الخريطة التنظيمية ، وقد يتطور نمط محدد من المواقف والاتجاهات ليصبح ملزما لأعضاء هذا التنظيم
وتقع على إدارة المؤسسة مسؤولية فهم طبيعة التنظيم الغير رسمي وسلوك الجماعة فيه وتحقيق الانسجام والتعاون بينه وبين التنظيم الرسمي لما له من تأثير لا يستهان به في سير العمل وأداء العاملين .
والتنظيم غير الرسمي كما يراه بارنارد هو مجموعة التفاعلات والاتصالات بين أعضاء التنظيم, وتبدو أهمية التنظيم غير الرسمي في أنه يخلق لدى الأعضاء اتجاهات ومفاهيم وعادات ويشكل أنماط سلوكهم بدرجة كبيرة, كما أنه يسهم في تهيئة الظروف التي يمكن للتنظيم الرسمي أن يمارس في ظلها أعماله المحددة.
1- تنمية وتدعيم الاتصالات بين أعضاء التنظيم وأجزائه.
2- تحقيق التماسك والترابط بين أجزاء التنظيم الرسمي.
3- تحقيق الشعور بالتكامل الشخصي واحترام الذات وحرية الاختيار بالنسبة لأعضاء التنظيم الرسمي.
خامسا: فوائد التنظيم الغير الرسمي.
1-بامكان التنظيم الغير الرسمي أن يدعم التنظيم الرسمي في نواحي متعددة كالسرعة في الاتصال، وتحسين نوعيته ، أمكانية تبادل المعلومات المفيدة للعمل اذ قد تتولد أفكار ابتكارية لتطوير الأداء من خلال الأحاديث في مجموعة الاستراحة مثلا ، وتسهيل التنسيق بين الأعمال و الأفراد ، أيضا خلق روح الفريق بين العاملين ، وتسهيل عملية تكيفهم في المؤسسة، وكذلك أيجاد رقابة جماعية على العامل تدفعه إلى تحسين أناجيته
2- إشباع حاجات اجتماعية للعاملين بإقامة العلاقات التي لا تنسجم بالضرورة مع التنظيم الرسمي وقد لا تتبع النمط نفسه , إذ قد تجد أفرادا من أقسام أو مستويات مختلفة في المؤسسة هم أعضاء في هذا التنظيم.
3- فهم رغبات الموظفين وحاجاتهم بشكل أفضل, وإذا لم تتفهم الإدارة طبيعة التنظيم الغير رسمي ولم تحسن توجيهه فان بإمكانه عرقلة مساعيها ومهماتها , وذلك عن طريق وسائل عدة مثل , بث الإشاعات ومعارضة أي تغيير أو تطوير وتشويه الاتصال في بعض الأحيان وإضعاف الروح المعنوية للعاملين مما يؤثر على أداء المؤسسة وبالتالي فشلها في تحقيق أهدافها.
سادسا: خصائص التنظيمات غير الرسميّة.
الاتصال المباشر بين الأفراد داخل المؤسسة أو الشركة من جانب وبين الرؤساء والمرؤوسين من جانب آخر هو أفضل بيئة لظهور التنظيمات غير الرسميّة، ويعود ذلك لطبيعة البشر الذين يعملون عملاً متشابهاً أو مهنة واحدة، كما يتجنب الأفراد الشعور بالعزلة، بالإضافة إلى رغبتهم في الانتماء والرغبة في الشعور بالأمن والحماية الخاصة إذا ما وقع خطأ فيتم تصحيحه دوت الإبلاغ عنه.
وللتنظيمات غير الرسمية عدة خصائص لعل أهمها أن هذا الشكل من العلاقات يمثل الرقابة الاجتماعية، وينشئ معايير سلوكيّة معينة، والتي تتطلب بدورها الامتثال من أعضاء المجموعة، وقد تتعارض هذه المعايير مع القيم الموضوعة من جانب التنظيم الرسمي.
وتختلف وسائل تحليل ودراسة التنظيم غير الرسمي عن الرسمي؛ إذ يعتمد الأول على هيكل معقد للعلاقات بين الأشخاص وفروض تختلف جذرياً عن الرسمي، كما أنّ للتنظيم غيرَ مركزٍ ونظمَ اتصالٍ خاصة به لا تتصل بالضرورة بالنظم الرسمية.
وربما يكون من الغريب أن يكون للتنظيم الرسمي قيادة الرأي، وتنبع هذه القيادة من داخل المجموعة عن طريق الإقناع، وعن طريق النفوذ الذي منحته له المجموعة، ويتم الاهتمام بدراسة القائد غير الرسمي وتدور النقاشات حول: من هو القائد غير الرسمي، وطريقة تقلده هذا المنصب وخصائصه، وما يستطيع عمله لمساعدة المدير في تحقيق أهداف التنظيم الرسمي.
سابعا: العلاقات التبادليّة [1].
ونعني بالعلاقات التبادليّة الحالة غير الرسمية من الاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين والعكس، وإذا كان الشكل التقليدي لهذه العلاقات لأي مؤسسة يبدأ من الرئيس إلى أقل مرؤوس يبدو واضحاً وقاطعاً، فإن العلاقات في التنظيمات غير الرسمية لا تخضع لمعايير معينة، فقد يتخطى الرئيس علاقاته للمستويات الأقل من العمال والفنيين أو رؤساء الأقسام، كما يقوم العامل أو الملاحظ في إطار غير رسمي بالاتصال بكبير المهندسين أو بالرئيس، وتهدف هذه الاتصالات في مجملها لتحقيق أهداف قد ترتبط بالترقي أو السعي لمنصب أعلى، وقد تهدف لكسب ولاء العاملين.
وأيضاً قد تهدف تلك العلاقات غير الرسمية إلى تعويض النقص في هيكل التنظيم الرسمي والعديد من العاملين بالمؤسسة، أو محاولة كسب الثقة في النفس وكسب ثقة الآخرين, هذا ويجب أن يكون هناك اتصال مباشر حتى يمكن تجميع الناس في مجموعات لها صفة الدوام، ولذا فإن مكان المؤسسة أو الشركة هو أفضل مكان لهذا التجميع أي المكان، فعند فحص خريطة التنظيم لأي مؤسسة فإن الخطوط الرسمية للاتصال تكون من أعلى (الرئيس) إلى أسفل (المرؤوس)، ولكن التنظيمات غير الرسمية تتشابك فيها الخطوط لتكوين شبكة معقدة من الاتصال والعلاقات بين مختلف الأفراد والقطاعات داخل المؤسسة.
ولا شك أن تنامي التنظيمات غير الرسمية في المؤسسة قد يقوِّض جهود التطوير والعملية الإنتاجية برمتها؛ ولأجل تفادي ذلك يرى خبراء الإدارة أن المؤسسات في حاجة إلى إعادة البناء على خطين متوازيين وهما: إدارة البشر في المؤسسة، وتربية البشر في المؤسسة, أما ما يرتبط بإدارة البشر فيعني النظر إلى العاملين على أنهم بشر أكفاء يجب استثمار طاقاتهم، والارتقاء بقدراتهم ومواهبهم، وربط الاهتمام بالمؤسسة والفرد معاً على السواء؛ لأن العنصر البشري هو محور العملية الإنتاجية.
ومن إدارة البشر في المؤسسة أن يتم البحث عن العوائق والرغبات والحاجات الجديدة للأفراد وتلبيتها وإشباعها، وتوفير المدير المربي المتطور حتى يكون كرُبّان السفينة في علاقة تبادليّة بينه وبين العمال، يتمكن من خلال تلك العلاقة من معالجة المعارضات للتطوير والتغيير حتى يسود مناخ من الانفتاح والتعاون داخل المؤسسة, أما الخط الموازي لإدارة البشر فهو تربية البشر داخل المؤسسة، ويعني أن تعطي الإدارة المثل والقدوة الحسنة للعاملين من خلال الشكل التنظيمي الرسمي، ومن خلال الأشكال الإنسانية والاجتماعية عبر التفاعل والأخذ والعطاء.
ولتربية العاملين داخل المؤسسة أساليب عديدة منها ما ذكرناه من أسلوب القدوة الحسنة وكذلك النصيحة ومعالجة العيب؛ فعلى المدير المربي أن يدل من يربيه على عيوبه بكامل الأدب، وغاية اللطف، وبمنتهى السرية، دون سخرية أو تشهير.
ثم يأتي بعد ذلك أسلوب التدرّج والانتقال، فأن أي إنسان لا يستطيع أن يحصل على كل شيء دفعة واحدة لا في الأخلاق ولا في العلم، أما إذا كان الدفع نحو الوصول إلى الكمال سريعاً فقد يحث ذلك فترة وينقطع التيار مرة أخرى, ومن هنا فلبناء الفرد وتهيئة البيئة الإنتاجية المناسبة مرتكزات أساسية من الإخلاص في العمل، وإصلاح النفس بدنياً ونفسياً وفكرياً، وطاعة الرؤساء والامتثال لأوامرهم وإرشاداتهم، مع التجرّد لمبادئ وأهداف المؤسسة، وبناء الثقة بين الرؤساء والمرؤوسين، والصدق والوفاء بالعهد والكلمة والوعد، والشجاعة والاحتمال والاعتراف بالخطأ، والإنصاف مع النفس، والتواضع، وحسن الخلق والسلوك حتى تنتج المؤسسة فرداً إيجابياً قوي الإرادة صاحب ضمير يهديه إلى جميع واجباته، وذا ذكاء بناء على خبرة وممارسة، فرداً واقعياً يحسن التوكل على الله ولا يتواكل، يملك من الصفات والأخلاق ما يدفع به وبمؤسسته التي ينتمي إليها قدماً إلى الأمام.
ثامنا: مشاكل التنظيمات الغير رسمية.
للإدارة في مختلف المؤسسات أدوار كثيرة تتعلق في جانب منها بالنواحي التنظيميّة المتعارف عليها من تحديد لأهداف المؤسسة، ورسم الخطط التي تقود لتحقيق هذه الأهداف، والقيام بأدوار الرقابة والإشراف، وإجراء عمليات التطوير والتحديث والتدريب، وتحقيق أقصى فاعليّة للعمليّة الإنتاجيّة والاستغلال الأمثل لموارد المؤسسة, ولا يتوقف دور الإدارة عند هذا الحد، وهو الشكل التقليدي للإدارة بل يتعدى إلى النواحي الإنسانيّة والعلاقات الاجتماعيّة بين الرؤساء والمرؤوسين داخل وخارج المؤسسة، بهدف التحكّم وإدارة العلاقات غير الرسميّة التي لم تدخل الإدارة في تحديدها، وإنما تنشأ نتيجة للصلات الاجتماعيّة لأفراد المؤسسة ونتيجة للتفاعل الاجتماعي للأفراد.
وإذا كانت تلك العلاقات -وهي ما نطلق عليه التنظيمات غير الرسميّة- أمراً لا غنى عنه، فمن الأهمية بمكان أن توضع الضوابط التي تحكم تلك العلاقات ليتم تسخيرها لخدمة الشركة أو المؤسسة وتحقيق أهدافها، حتى لا تكون عائقاً أمام تطور المؤسسة، ولتتحول المؤسسة إلى مجتمع مصغر يترابط أفراده ويتّحدون لتحقيق الأهداف والغايات، دون الجور على حقوقهم الإنسانيّة والاجتماعيّة، وهو أشبه ما يكون بوحدة الروح بمعنوّياتها والجسد بمادّيته.
ويتسبب التنظيم غير الرسمي داخل الشركة أو المؤسسة في الكثير من المشكلات، ويأتي على رأسها رفض التغيير والتطوير في الإجراءات أو السياسات أو الآلات والمعدات؛ لأن هذا الشكل من التنظيم يسعى للحفاظ على مصالحه وهيبته ومركزه في العمل.
وقد تتعارض أهداف التنظيم الرسمي مع أهداف التنظيم غير الرسمي، بل قد تكون معايير الشكل الثاني أقل من المعايير التي يحددها التنظيم الرسمي، مما يقود إلى عدم الاهتمام بمطالب الإدارة وعدم الولاء والانتماء والقيام بالتمرد بل وأحياناً الانقلاب على الإدارة، ويتسع المجال لانتشار الشائعات داخل المؤسسة، وتُنقل بسرعة مثل خفض سياسة الحوافز، والاستغناء عن بعض العاملين، والدعاية السيئة عن الإدارة واتهامها بالفساد, وقد يسعى الأفراد داخل التنظيم غير الرسمي إلى مطالب تؤدي إلى زيادة التكاليف.
وتفرز التنظيمات غير الرسمية أيضاً عدد من المشكلات الجانبية داخل بيئة العمل ومنها ضعف التأثر تجاه التنظيم الرسمي، والميل إلى العنف والقوة وعدم الثقة بالنفس وسرعة الغضب وعدم ملك النفس، وقابلية تصديق الشبهة والتشكيك في توجيهات المؤسسة, ومن المشكلات الناجمة عن تفشي التنظيمات غير الرسمية داخل المؤسسات افتعال المشكلات مع المخالفين للرأي، وعدم الالتزام بخطة المؤسسة، وعدم الاعتراف بالخطأ، وانتشار سوء الظن بالآخرين، وكثرة الخصومات مع غياب الرقابة الجدية للأفراد، وعدم الامتثال لأوامر المدير المسؤول، وبثّ روح التمرّد والإحباط داخل المؤسسة.
[1] ليدرشيب, إدارة التنظيمات غير الرسميّة داخل التنظيمات الرسمية, http://www.siironline.org/alabwab/edare-%20eqtesad%2827%29/372.htm
